¿Cómo organizar tú evento?

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Llegó el cumpleaños de tu hijo, te vas a casar o sencillamente vas a celebrar el evento de tu empresa y debes organizar la celebración, en este post queremos contarte todolo que necesitas saber para que sea una velada exitosa y sin contratiempos.

Recuerda que aquí en Hola eventos hablamos desde la experiencia y el profesionalismo, por eso estas recomendaciones son claves para lograr que todos tus invitados disfruten y celebren. Recuerda que planificar un evento, puede ser una tarea que te traiga mucho stress  y esto se puede intensificar si hay fallos en la organización.

Pasos para la planificación del evento

Organiza el evento con antelación

Esta fase incluye una serie de “micropasos”, empezando con determinar el objetivo que quieres lograr con este evento, esta fase consiste básicamente en crear dos frases claves que te ayuden a darle la dirección a la meta que quieres alcanzar. Esto significa entender si quieres celebrar, persuadir, homenajear, entre otros; esto te garantizará el éxito en las metas planteadas y dirección en la organización del evento.

Esto te llevará a la segunda fase de este paso que consiste en establecer la estrategia para lograr estas metas planteadas.

Preparación del presupuesto

Esta parte consiste en determinar el presupuesto del evento, aqui debes tener en cuenta la factibilidad de las metas planteadas. Esta parte es clave para determinar el cumplimiento de la metas desde una perspectiva realista, ya que al final no quieres quedarte estancado y poner en riesgo la realización del evento.

Por eso es importante buscar la mayor economía, esto incluye determinar la cantidad de invitados, la localización, el menú y los servicios de esparcimiento. Desde lo cual, es preferible tener en cuenta que es mejor un evento pequeño y sencillo exitoso que un evento grande y que sea un fiasco.

Fechas y localización

Esta parte consiste en buscar el lugar y la fecha más adecuada para tu evento, esto incluye reservar con tiempo el lugar donde se realizará el evento y determinar la agenda de los invitados para así encontrar el momento perfecto.

Determinar la logística del evento

Esto es un factor tiende a olvidarse y es sumamente importante, hablamos de vías de acceso al evento, las dimensiones del lugar, los equipos que necesitarás, el sonido, todos esos pequeños detalles que aquí en Hola eventos tenemos el personal disponible para brindarte la mejor asesoría en ese asunto, garantizando una mirada profesional que busca siempre tú mayor beneficio.

A dos semanas del evento, hay elementos que debes revisar:

Revisar el cumplimiento de las metas planteadas

Esto implica revisar y concretar los servicios de catering, confirmar invitados, revisar el menú, el equipo de entretenimiento, el sonido. Todos esos elementos claves que determinarán el éxito de tú evento.

Coordinación del equipo y el mobiliario

Esta fase consiste en visitar la localización, llevar el mobiliario necesario, probar el sonido, preparar la mantelería, cristalería y demás complementos, también instalar audiovisuales en caso de que existan, preparar la música, la decoración..

Estos elementos te garantizarán mayor tranquilidad, así sólo tendrás que ocuparte de disfrutar.